L’Archivio storico della Presidenza della Repubblica conserva la documentazione del Segretariato generale della Presidenza della Repubblica, parte della documentazione della Real Casa, carte personali di Enrico De Nicola, Giovanni Colli e Augusto Monti. I documenti si sviluppano su circa 6 km di scaffalature. L’Archivio è aperto al pubblico su appuntamento – per ovvi motivi di sicurezza, trovandosi all’interno del Quirinale – e, come in tutte le sale di Studio, si presenta  un documento di riconoscimento e si formula una domanda in cui si illustra il tema della ricerca. L’Archivio storico è inquadrato nel Servizio Archivio storico, Biblioteca e Documentazione: la Biblioteca, che dispone anche di una Emeroteca, è interna e svolge una funzione di supporto all’attività della Presidenza. Oltre a una cospicua quantità di fotografie, l’Archivio conserva materiale audiovisivo che consiste in circa 6.000 audiocassette e circa 1.550 videocassette. Le audiocassette partono dal settennato Leone (1971-1978) corrispondente all’incirca al periodo di diffusione in Italia di questo tipo di supporto nell’ambito di attività della pubblica amministrazione. La quantità aumenta con il tempo, legata al maggior numero di impegni del Presidente che si ritiene di dover registrare. La decisione relativa a quali eventi registrare, e anche a quali filmare, è di competenza del consigliere capo dell’Ufficio per la Stampa e l’informazione, stretto collaboratore del Presidente e persona di sua massima fiducia. Naturalmente i presenti alle udienze sono informati della registrazione. Per il Presidente Leone si conservano, a partire dal 1972, 325 audiocassette, ognuna delle quali può riferirsi a più eventi. Si riferiscono, di massima, a eventi dell’attività presidenziali, quali visite di Stato, viaggi all’estero, udienze, conferimento di premi; ci sono anche sei interviste, una delle quali, per esempio, rilasciata a Oriana Fallaci nel marzo del 1973. Più scarse sono le registrazioni del Presidente Pertini, 81, che si riferiscono solo agli anni 1982-1984. Rispetto a quelle del settennato precedente includono un maggior numero di interviste e, in conformità allo stile informale che ne caratterizzò la Presidenza, vengono registrati anche scambi di battute con i giornalisti, con studenti o anche, ad esempio, il saluto e la conversazione a tavola con i calciatori che vinsero la Coppa del mondo nel 1982. Per la Presidenza Cossiga si conservano 770 audiocassette, dal luglio 1985 all’aprile 1992. Permane la possibilità che una cassetta registri più eventi, ma è anche possibile che per un evento si conservino varie cassette, soprattutto nel caso di visite del Presidente in Italia o all’estero, quando vengono documentate anche conferenze stampa, incontri con le comunità italiane, scambi di battute con i giornalisti. Viene registrata anche qualche telefonata, per esempio gli auguri di Natale agli uomini impegnati in Iraq per la crisi del Golfo del 1990. Ci sono circa 50 interviste a telegiornali, radiogiornali, riviste e quotidiani, oltre a conferenze stampa. Più consistente è il numero delle audiocassette della Presidenza Scalfaro, ben 2.811 dal 1992 al 1999: per una più razionale conservazione ogni cassetta registra un solo evento. E’ più consistente il numero delle udienze registrate, anche se in quantità non superiore a un terzo degli impegni quotidiani del Presidente, e si conserva anche memoria di alcuni colloqui più informali o riservati. Dal 1999 al 2006, per la Presidenza Ciampi, si conservano 1.113 audiocassette in cui risultano registrate solo udienze ufficiali. Le videocassette sono circa 1.500 (950 per Scalfaro e 550 per Ciampi) e partono dal settennato Scalfaro.Le videocassette versate all’Archivio storico costituiscono, in sostanza, una video rassegna stampa, cioè tutto il materiale mandato in onda dalle televisioni, pubbliche e private, che riguarda la figura del Presidente (dai telegiornali a “ Striscia la notizia” e a tutte le dirette RAI, girate in occasione di eventi come per esempio, la visita al Papa).
Non necessariamente le audiocassette e le videocassette si riferiscono agli stessi eventi. Da una comparazione effettuata per la Presidenza Ciampi tra un documento cartaceo come il Diario storico (che contiene tutti gli impegni giornalieri dei Presidenti), le audio e le videocassette, è risultata frequente una non corrispondenza tra le diverse tipologie di fonti. Per esempio, talvolta vi è la registrazione audio e la ripresa video (come per l’incontro a Castelporziano del 4 settembre 1999 tra il Presidente Ciampi e il Presidente dell’Autorità Nazionale Palestinese Arafat). Talvolta, invece, l’udienza è testimoniata solo da ripresa video e non da registrazione audio, perché il Presidente non pronuncia un discorso ufficiale (per es. l’udienza concessa allo stesso Arafat il 15 febbraio 2000). Di molte udienze, al contrario, vi è  solo la registrazione audio perché il Presidente della Repubblica pronuncia un discorso nell’ambito di un evento non trasmesso in televisione. Per alcune cerimonie, come per esempio le lettere credenziali presentate dai nuovi ambasciatori o i giuramenti dei Giudici costituzionali, non  vi sono né video né audio, ma solo fotografie poiché in questi casi non si pronunciano discorsi ufficiali o l’evento non ha una risonanza tale da essere trasmesso in televisione. Per la consultazione delle audiocassette esistono elenchi, contenenti la data, l’indicazione dell’avvenimento e spesso i nomi degli interlocutori del Presidente. Solo per la Presidenza Ciampi le audiocassette hanno strumenti di ricerca elettronici.
Anche per le videocassette, come strumento di ricerca,  è  stato compilato esclusivamente un elenco in word, recante l’informazione della data e dell’avvenimento filmato; per quelle della Presidenza Ciampi vi è inoltre  un elenco di versamento, contenente la specifica delle reti televisive che hanno trasmesso l’evento. La consultabilità relativa agli  gli impegni pubblici dei Presidenti della Repubblica.è ovviamente senza problemi. Il materiale restante, prevalentemente relativo alle udienze a Palazzo, è regolato – per quanto attiene alla riservatezza e alla tutela della privacy - dal regolamento vigente. Tutte le audiocassette e videocassette, comunque, vengono sempre sottoposte al vaglio degli archivisti prima di essere date in consultazione. Si deve sempre tenere presente che la documentazione  conservata rientra in gran parte negli ultimi 50anni. Tutte le audiocassette sono conservate in un unico esemplare, sul supporto versato all’Archivio storico, e questo crea problemi per la consultazione, perché l’uso frequente nel tempo potrà danneggiarle. Per esempio le audiocassette della Presidenza Leone presentano già fruscii e non sono di chiarissimo ascolto. Lo stesso discorso vale per le videocassette, per ora conservate anch’esse in un unico esemplare. Rientra tra le priorità dell’Archivio storico avviare la riproduzione dei materiali su nuovi supporti, sia a fini di conservazione che per migliorare la visione e l’ascolto e rendere più agevole consultazione.