Lunedì 19 dicembre, presso la fondazione Luigi Basso, un gruppo di stimati relatori (Giorgetta Bonfiglio, Maria Grazia Pastura, Pierluigi Ridolfi, Mirella Shaerf e, moderatore, Ferruccio Ferruzzi) sotto l’abile organizzazione dell’ANAI, hanno presentato un nuovo manuale sulla gestione e conservazione della memoria digitale in ambiente governativo: “La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, requisiti, metodi e sistemi per la produzione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici” (Maggioli Editore). Dalle parole dei relatori è parso subito chiaro che l’autore –  Stefano Pigliapoco, docente di informatica all’università di Macerata – ha inteso realizzare un compendio tecnico-informatico di alto livello, senza rinunciare al carattere divulgativo tipico del genere manualistico, e senza perdere di vista il principale destinatario del volume: il dipendente pubblico. Gli interventi delle figure archivistiche. Bonfiglio e Pastura –  hanno reso merito alla necessità, sottolineata nel libro, di tradurre in termini informatico-tecnologici i principi archivistici (gestione del fascicolo, tutela del vincolo archivistico, adozione degli strumenti d’archivio, ecc.) nell’ottica di promuovere il concetto di “sistema archivistico”, inteso come un complesso di processi governati da principi archivistici, tecnologici e normativi. Fulcro di tale sistema, quindi della salvaguardia della memoria digitale, è non solo il responsabile del protocollo ma anche il responsabile della conservazione, figura prevista per legge ma di cui la pubblica amministrazione subisce purtroppo la carenza, se non la totale assenza. Siamo stati infine conquistati dalla chiarezza e competenza delle parole del professor Pigliapoco. Per l’autore, il documento informatico deve essere considerato elemento relazionato con gli altri documenti dell’archivio. Questo è un principio e un punto di partenza anche normativo: la conservazione della memoria digitale non può prescindere dalla creazione, in base ai criteri archivistici, del fascicolo. Dal fascicolo è possibile creare le relazioni indispensabili per la conservazione e gestione dell’intero archivio. Ma per tutelare la memoria, soprattutto in ambienti misti  (cartaceo e digitale) , è necessario agire prima, durante e dopo la registrazione del protocollo – anche se, in realtà, è opportuno agire sin dalla creazione del documento – senza aspettare la conclusione della pratica/procedimento. Da qui l’importanza delle due figure responsabili del sistema archivistico governativo: Responsabile del protocollo e Responsabile della conservazione.

Non ci resta che aspettare di leggere quanto prima quello che è stato presentato come un prezioso compendio sullo stato dell’arte in materia di trattamento e conservazione dei documenti anche in ambiente misto, il più diffuso, in cui esiste una  pericolosa – solo perché quasi mai gestita – compresenza di documenti cartacei e digitali.