Organizzato dall’ANAI, si è recentemente tenuto a Firenze un seminario dedicato alla descrizione archivistica e, in particolare, agli standard internazionali ISAD(G) (General International Standard for Archival Description) e ISAAR(CFN) (International Standard for Archival Authority Records – Companies, Families and Names) e alle pratiche ad essi correlate.
L’iniziativa, inserita nel quadro delle attività di aggiornamento e formazione promosse dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana, ha avuto come relatori Stefano Vitali dell’Archivio di Stato di Firenze, Francesca Ricci del Comune di Ravenna, Carlo Vivoli e Ingrid Germani, rispettivamente dell’Archivio di Stato di Pistoia e di Bologna, e ha visto la partecipazione di circa quaranta archivisti di varia provenienza geografica e professionale.

Durante la prima giornata sono stati presi in esame gli aspetti teorici e concettuali della descrizione archivistica, con un excursus storico, ricostruito e ripercorso da Stefano Vitali, dedicato allo sviluppo degli approcci sia in senso diacronico che rispetto ai diversi contesti geografici e culturali.
Rispetto a questi ultimi, ha osservato Vitali, la tradizione italiana si distingue per il prevalere del generale sul particolare, e cioè del contesto rispetto alle singole unità archivistiche. Il concetto di descrizione archivistica su cui si concorda oggi, e che costituisce il fondamento teorico degli standard internazionali, corrisponde infatti, secondo Vitali, ad una “rappresentazione formalizzata” delle relazioni che intercorrono tra le unità archivistiche in un dato contesto, oltre che delle singole unità. Una sorta di visualizzazione astratta, mediata dalla cultura e dalla professionalità dell’archivista, che, come una carta geografica rispetto al territorio reale, permette di cogliere immediatamente struttura e fasi formative di un fondo o di un archivio.

Francesca Ricci si è occupata, invece, dell’analisi degli standard internazionali ISAD(G) e ISAAR(CFN), i quali, sebbene acquisizioni recenti rispetto alla tradizione della descrizione archivistica (risalgono infatti, nelle loro prime formulazioni, agli anni ’90 del secolo scorso), sono ormai considerati universalmente un riferimento imprescindibile.
L’esposizione di Francesca Ricci ha avuto come premessa l’analisi del processo di formazione degli standard archivistici, dai primi elaborati in ambito statunitense negli anni ’80 a partire da esperienze biblioteconomiche (secondo una tradizione, rappresentata in primis dalla Library of Congress, che considera gli archivi come parte integrante delle biblioteche), all’esperienza canadese delle RAD (Rules of Archival Description) dei primissimi anni ’90, le quali, pur muovendosi nel contesto biblioteconomico delle Anglo American Cataloguing Rules, avevano individuato nel fondo archivistico l’elemento cruciale dell’approccio ed intuito l’importanza della descrizione multi-livello. Proprio da questa esperienza, ha sottolineato la relatrice, si è sviluppato, nell’ambito dell’ICA (International Council on Archives), a partire dal 1988, il lavoro che è poi approdato nel 1993 alla prima edizione delle ISAD(G), attualmente fruibili nella revisione del 2000.
Di queste ultime Francesca Ricci ha esposto gli scopi (identificare e illustrare il contenuto e il contesto di un fondo per promuoverne l’accessibilità; fornire il controllo intellettuale sull’oggetto della descrizione), ha esaminato i capisaldi (procedere dal generale al particolare; riportare le informazioni al livello di descrizione pertinente; mantenere queste ultime in costante collegamento), ed ha infine analizzato la struttura multilivellare e delle singole aree descrittive. E’ stata anche messa in evidenza, in particolare, l’entità dell’apporto italiano nel processo di revisione delle ISAD(G), in particolare per quanto riguarda due precisazioni riguardanti: 1) la definizione di fondo archivistico, che invece di “gruppo di documenti “affini” (così semplicisticamente definito sulla base della tradizione anglosassone), deve piuttosto essere inteso come “un insieme organico di documenti prodotti o accumulati da un ente, persona, famiglia nell’ambito della propria attività personale o istituzionale”; 2) la definizione di “storia archivistica” del documento, che comprende le scelte filologiche effettuate nel tempo dagli archivisti che se ne sono occupati, in luogo del più riduttivo “storia della custodia” riportato nella edizione 1993 delle ISAD(G).
Un’analoga disamina è stata offerta da Francesca Ricci a proposito dello standard ISAAR(CFN) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families), varato dall’ICA nel 1996, concepito per la formalizzazione delle informazioni relative ai punti d’accesso e successivamente messo a fuoco, nell’ambito del recente processo di revisione del 2003-2004 (ancora in attesa di pubblicazione ufficiale), come standard per la descrizione organica dei soggetti produttori.
Anche in questo caso, ha ricordato Francesca Ricci, l’evoluzione dello standard, grazie all’apporto italiano, ha prodotto alcune modifiche nell’area dell’identificazione, in particolare per quanto riguarda la necessità di associare informazioni variabili alla forma autorizzata di un nome (ad esempio il periodo o il contesto in cui una certa denominazione risulti valida) o la possibilità di riportare forme del nome normalizzate secondo regole di descrizione diverse (in Italia, ad esempio, nel caso in cui si voglia ricorrere alle RICA). Tuttavia, come sottolineato dalla relatrice, il cambiamento sostanziale tra la prima e la seconda versione delle ISAAR (CFN) è consistito nella possibilità di riportare più forme autorizzate di uno stesso nome (e non una unica), cosa che è venuta a trovarsi in contraddizione con gli attuali software di descrizione derivati dalla prima versione delle ISAAR(CFN) e che dovrà essere risolta in futuro.

Questo aspetto ha introdotto la problematica affrontata durante la seconda giornata del seminario, quando sono stati presi in esame i principali software di descrizione archivistica, analizzandone l’aderenza agli standard internazionali, la flessibilità e l’adattabilità alle diverse tipologie di fondi archivistici. L’analisi ha riguardato in particolare i programmi “Arianna” e “Sesamo”, la cui esposizione è stata curata da Carlo Vivoli e da Ingrid Germani (rispettivamente degli Archivi di Stato di Pistoia e di Bologna).
Di entrambi i software è stato dato conto della struttura e delle funzionalità e sono stati presi in esame pregi e difetti. In particolare, di “Arianna” è stata messa in risalto la capacità di rappresentare i fondi archivistici tramite visualizzazione delle relazioni presenti al loro interno (o anche tra fondi nell’ambito di un archivio), oltre alla particolare attenzione riservata alla “aggregazione fisica” dei documenti, alla dislocazione topografica e alle condizioni di conservazione. Di “Sesamo”, invece, programma concepito per la descrizione e l’ordinamento dei fondi archivistici dei comuni della Lombardia, è stato messa in evidenza la parte riguardante la descrizione dei soggetti produttori (valutata come particolarmente aderente alle ISAAR(CFN), e, per converso, una certa carenza, anche rispetto allo standard ISAD(G), in quanto non prende in considerazione le condizioni dell’accesso, lo scarto e i dati sull’acquisizione, rivelandosi quindi poco adatto alla descrizione degli archivi di deposito.

La discussione che è seguita ha messo in evidenza le problematiche relative alla capacità dei software finora elaborati di conformarsi fedelmente agli standard e, al tempo stesso, di adattarsi alle caratteristiche peculiari dei diversi tipi di fondo, evitando ridondanze e rigidità che spesso inducono l’archivista a ricorrere a soluzioni non sempre ortodosse per adattare le procedure descrittive all’oggetto in esame.
E’ stato anche ripetutamente sottolineato il carattere generale e non prescrittivo degli standard, che devono quindi essere considerati come un quadro di riferimento generale, come una specie di minimo comun denominatore per la compilazione dei contenuti descrittivi, e non come una griglia fissa per l’organizzazione formale delle informazioni nell’ambito, ad esempio, di un software di descrizione.
Altre criticità hanno riguardato la mancanza di una vera e propria certificazione oggettiva, “scientifica”, dei programmi informatici e dei sistemi informativi (ogni software si dichiara basato sugli standard, ma c’è la possibilità di una verifica obiettiva?), mentre da più parti è stata sollevata l’esigenza della definizione, sia a livello internazionale che nazionale, di regole di migrazione e di interoperabilità universali e certificate. Soltanto nella recente revisione delle ISAAR(CFN), infatti, è contenuto un riferimento allo standard di metadati EAD (Encoded Archival Description), anche se formulato ancora in maniera piuttosto generica.
Al di là delle crescenti esigenze di accesso, interoperabilità e condivisione delle informazioni, su questi aspetti la discussione ha messo a fuoco la necessità imprescindibile di elaborare una strutturazione dei dati univoca e solida, dal momento che soltanto in questo modo i contenuti formalizzati potranno sopravvivere al mutare di software e tecnologie.